Politique de protection des renseignements personnels

Nous sommes soucieux de protéger vos renseignements personnels et de respecter votre vie privée. Notre politique de protection des renseignements personnels (la « politique ») explique la façon dont nous traitons les
renseignements personnels que nous recueillons dans le cadre de nos activités quotidiennes, et vous informe de vos droits en ce qui concerne vos renseignements personnels. Nous établissons toujours clairement de quelle façon et à quel moment nous recueillons, utilisons ou communiquons les renseignements personnels et nous ne vendrons jamais vos renseignements personnels.

Nous pouvons modifier cette politique à l’occasion. Si nous le faisons, nous publierons un avis sur notre site Web. Les mises à jour prennent effet à la date indiquée dans la présente politique.

Dans cette politique, nous utiliserons les mots « nous », « notre » et « nos » pour parler de nous – les Services d’investissement Quadrus ltée (Quadrus), une société affiliée à La Compagnie d’Assurance du Canada sur la Vie (la Canada Vie) et nos filiales canadiennesOuvre un nouveau site dans une nouvelle fenêtre.

Notre agent de la protection des renseignements personnels supervise la conformité en fonction de la présente politique.

 

Qu’entend-on par « renseignements personnels »?

Les renseignements personnels sont des informations qui, seules ou combinées à d’autres, permettent d’identifier une personne. Par exemple, votre nom et votre adresse sont considérés comme des renseignements personnels, tout comme d’autres informations plus sensibles (p. ex. vos renseignements financiers). Selon les circonstances, les informations sur d’autres personnes, comme votre époux, votre conjoint de fait et vos enfants, sont aussi considérées comme des renseignements personnels.

Pour en savoir plus sur la façon dont nous recueillons, utilisons, communiquons et protégeons vos renseignements personnels, ainsi que sur vos droits relatifs à la protection des renseignements personnels, consultez les ressources suivantes :

 

 

Comment nous recueillons les renseignements personnels

Nous recueillons vos renseignements personnels de trois façons : directement auprès de vous, auprès d’autres personnes et organismes et par l’utilisation que vous faites de nos sites Web et de nos applications mobiles. 

Nous recueillons des renseignements personnels directement auprès de vous tout au long de notre relation avec vous. Par exemple, nous pouvons recueillir des renseignements personnels au moyen de demandes en ligne ou sur papier pour des produits et services, par téléphone, par clavardage en ligne, ou par courriel.      

Selon les produits et les services dont vous bénéficiez, nous pouvons également être amenés à recueillir vos renseignements personnels auprès d’autres personnes et organismes. Il peut s’agir de votre représentant en investissement, d’autres fournisseurs de services financiers, de ministères et d’organismes gouvernementaux, ou d’autres organisations qui nous aident à vous offrir les produits et les services que vous avez demandés.

Lorsque vous consultez notre site Web ou utilisez nos applications mobiles (appelés collectivement « services en ligne »), nous recueillons également vos renseignements personnels au moyen de témoins. Les témoins facilitent votre prochaine consultation en conservant vos préférences. Vous pouvez contrôler la façon dont nous recueillons et utilisons vos renseignements personnels en consultant notre gestionnaire de consentements en matière de témoins et en choisissant vos paramètres.

Lorsque nous recueillons des renseignements personnels, nous ne recueillons que les renseignements dont nous avons besoin et nous vous dirons pourquoi nous en avons besoin. 

Le cas échéant, les renseignements personnels que nous recueillons peuvent également comprendre des renseignements sur votre époux, votre conjoint de fait, vos personnes à charge et vos bénéficiaires. Nous vous demanderons de confirmer leur consentement afin que nous puissions recueillir et utiliser ces renseignements et communiquer avec vous à leur sujet.

Types de renseignements personnels que nous recueillons

Selon le produit ou service, nous pouvons recueillir les types de renseignements suivants. Nous avons inclus certaines catégories et des exemples de renseignements personnels que nous recueillons. Ces exemples ne sont en aucun cas exhaustifs.

  • Renseignements d’identification et coordonnées, p. ex. nom, adresse, numéro de téléphone, adresse de courriel, date de naissance, numéro d’assurance sociale (NAS) si nécessaire, renseignements sur les pièces d’identité émises par le gouvernement
  • Renseignements permettant de vérifier l’identité, comme des mots de passe, des réponses à des questions de vérification de l’identité et des renseignements biométriques (caractéristiques physiques et comportementales qui vous sont propres), des identifiants de produits et de services, comme un numéro de compte
  • Renseignements financiers, p. ex. revenu annuel, actif, passif, renseignements bancaires et profil d’investisseur
  • Renseignements sur votre emploi, p. ex. votre emploi et votre lieu de travail, vos expériences d’emploi, votre rémunération 
  • Utilisation des services en ligne, p. ex. votre adresse de protocole Internet (IP) (un identifiant unique pour chaque appareil qui se connecte à Internet), le moment où vous consultez notre site,
    les pages que vous consultez, et la durée de consultation

 

 

Comment nous utilisons les renseignements personnels

Nous utilisons vos renseignements personnels pour vous aider à atteindre vos objectifs financiers. 

Selon les produits et les services dont vous bénéficiez, vos renseignements personnels peuvent être utilisés aux fins suivantes :

Savoir qui vous êtes :

  • Vérifier votre identité et déterminer si vous êtes admissible à des produits, des services ou des emplois
  • Vous offrir des conseils ou des estimations
  • Tenir votre profil à jour et assurer l’exactitude de nos dossiers

            Si vous avez fourni votre numéro d’assurance sociale (NAS), nous l’utiliserons aux fins de déclaration fiscale. Votre NAS sert également à établir un lien entre vos produits et à vous distinguer des clients qui portent le même nom que vous. 

 Entretenir notre relation avec vous :  

  • Administrer vos produits ou services, comme le traitement des transactions
  • Vous renseigner sur les caractéristiques ou les avantages des produits ou services dont vous bénéficiez déjà
  • Vous fournir les prix et les estimations pour les produits qui répondent à vos besoins
  • Recueillir des commentaires sur notre service à la clientèle, notamment en vous demandant de répondre à des sondages facultatifs
  • Obtenir une rétroaction sur la façon dont vous utilisez nos services en ligne, notamment en vous demandant de définir vos préférences en matière de témoins
  • Gérer vos dossiers et administrer votre rémunération et/ou vos avantages sociaux
  • Améliorer nos activités commerciales ainsi que nos produits et services – pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez consulter la section Utilisation de vos renseignements personnels aux fins d’analyse des données 

 Respecter la loi et gérer le risque :

  • Prévenir et nous protéger, vous et nous, contre les activités criminelles, la fraude, les fausses déclarations ou la cybercriminalité
  • Répondre aux demandes de transmission de vos renseignements aux organismes d’application de la loi, aux tribunaux et/ou à d’autres autorités au Canada et à l’étranger
  • Nous conformer aux exigences fiscales

Proposer des produits et des services personnalisés et vous offrir une expérience sur mesure lors de nos interactions :

  • Passer en revue vos renseignements personnels et vous offrir des produits et services qui répondent à vos besoins
  • Améliorer votre expérience en vous fournissant des offres et des renseignements pertinents
  • Diffuser des annonces pour nos produits et nos services sur les sites Web et les applications en fonction de la façon dont vous utilisez nos services en ligne – pour en savoir plus sur le fonctionnement de cette diffusion, consultez notre politique sur les témoins

Utilisation de vos renseignements personnels aux fins d’analyse des données 

Nous utilisons des technologies de données et d’analyse, comme l’intelligence artificielle (IA), pour améliorer nos activités commerciales, nos produits et nos services. Par exemple, ces technologies nous aident à repérer et à automatiser les tâches répétitives, à offrir des prix concurrentiels, à améliorer le service à la clientèle en proposant de nouvelles options telles que les dialogueurs, à optimiser la gestion de notre flux de travail, à personnaliser nos communications et nos offres, et à protéger nos activités contre la fraude et la criminalité financière.

L’utilisation de ces technologies suppose l’analyse de quantités importantes de renseignements, notamment des renseignements personnels. Lorsque nous utilisons vos renseignements personnels à cette fin, nous en supprimons, dans la mesure du possible, des parties, comme vos coordonnées, afin qu’il ne soit pas possible de vous identifier. Nous traiterons toujours vos renseignements personnels avec respect.

 

Comment nous communiquons les renseignements personnels

Nous transmettons vos renseignements personnels à d’autres personnes et organisations qui nous aident à administrer vos produits et services. Certaines de ces personnes et organisations peuvent être situées à l’extérieur de votre province de résidence ou du Canada. Dans un tel cas, vos renseignements seront assujettis aux lois de l’autre territoire, y compris toute loi qui permet ou exige la divulgation de ces renseignements aux organismes gouvernementaux, aux tribunaux et aux organismes d’application de la loi de ce territoire.  

Nous pouvons être amenés à communiquer vos renseignements à d’autres organismes, notamment :

  • Les fournisseurs de services technologiques
  • Les fournisseurs de services juridiques
  • Les agences de création et de promotion
  • Les services d’impression et de courrier
  • Les entreprises d’entreposage de dossiers
  • D’autres fournisseurs de services financiers
  • Les vérificateurs externes
  • Les sociétés de fonds

Nous pouvons être amenés à communiquer vos renseignements à d’autres personnes, notamment :

  • Votre représentant en investissement et les personnes qui travaillent avec lui

Nous pouvons également communiquer vos renseignements personnels à la Canada Vie et à ses filiales canadiennes, aux ministères et organismes gouvernementaux, aux organismes d’application de la loi, aux tribunaux et à d’autres autorités au Canada et à l’étranger afin de satisfaire aux exigences juridiques et de prévenir ou de contrer les activités criminelles, la fraude, les fausses déclarations ou la cybercriminalité.

 

Comment nous protégeons vos renseignements personnels

Protection des renseignements personnels

Nous prenons la protection de vos renseignements personnels au sérieux. Nous utilisons des mesures de protection techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les renseignements personnels contre la perte et l’accès, l’utilisation ou la communication non autorisés.

Toutes les personnes qui travaillent pour Quadrus, ainsi que les personnes et les organismes qui agissent en notre nom, sont responsables de la protection des renseignements personnels.

C’est pourquoi nous avons mis en place des mesures visant à protéger les renseignements personnels contre tout accès non autorisé. Voici quelques exemples :

  • Politiques strictes de gestion des accès
  • Surveillance proactive des menaces
  • Chiffrement des données
  • Authentification multifacteur
  • Surveillance de nos bureaux 24 heures sur 24, sept jours sur sept
  • Accès contrôlé aux immeubles dans lesquels nous exerçons nos activités

Un exemple de nos politiques strictes de gestion des accès comprend la restriction de l’accès aux renseignements personnels aux :

  • Employés de la Canada Vie ou tiers autorisés qui ont besoin d’avoir accès à des renseignements personnels spécifiques pour faire leur travail
  • Autres personnes que vous avez autorisées (p. ex. procuration, autre représentant ou conseiller personnel)
  • Autres personnes et organisations qui nous aident à administrer vos produits et services

Nous offrons une formation annuelle à tous nos employés et nos tiers autorisés sur la sécurité des renseignements personnels, la vie privée et le code de conduite afin de réitérer l’importance de la protection des renseignements personnels.

Comment nos fournisseurs de services protègent les renseignements personnels

Nous veillons à ce que nos fournisseurs de services agissent d’une manière conforme à la présente politique et aux lois applicables. Ils doivent s’engager par contrat à respecter nos normes en matière de protection et de confidentialité des renseignements personnels, qui comprennent la protection de leurs systèmes contre tout accès non autorisé et l’application des normes de sécurité et de protection des renseignements personnels élevées au moins équivalentes aux nôtres.

Les fournisseurs de services ne peuvent recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels qu’aux fins que nous autorisons.

Durée de conservation de vos renseignements

Vos renseignements personnels seront conservés seulement aussi longtemps que nous en aurons besoin ou que le prévoient nos politiques ou les lois applicables. S’il y a lieu, nous pouvons rendre anonymes les renseignements personnels afin de les protéger, et réduire au minimum la quantité de renseignements personnels que nous conservons.

 

 

Vos droits relatifs à la protection des renseignements personnels et comment les gérer

Vous contrôlez toujours les renseignements personnels que vous nous avez fournis. Vous pouvez choisir la façon dont vos renseignements personnels sont utilisés en mettant à jour vos préférences au moyen de votre compte en ligneOuvre un nouveau site dans une nouvelle fenêtre ou en présentant une demande liée aux droits en matière de protection des renseignements personnels par écrit, ou en communiquant avec notre centre de protection des renseignements personnelsOuvre un nouveau site dans une nouvelle fenêtre. 

En ce qui concerne vos renseignements personnels auprès de Quadrus, vous disposez des droits suivants :

  • Le droit d’accès à vos renseignements personnels. 
  • Le droit de corriger vos renseignements personnels s’ils sont inexacts ou incomplets.
  • Le droit de supprimer vos renseignements personnels.
  • Le droit de modifier votre consentement. Vous pouvez notamment déterminer si vous souhaitez recevoir des sondages sur l’expérience client et si votre NAS peut être utilisé à d’autres fins que la déclaration fiscale. Vous pouvez aussi préciser si et comment vous voulez recevoir des informations et des offres de la Canada Vie, en fonction des renseignements personnels que nous recueillons auprès de vous tout au long de votre relation avec nous.
  • Le droit de nous poser des questions sur nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels au sein de Quadrus.
  • Le droit de nous interroger sur toute décision que nous avons prise au moyen du traitement automatisé. Vous pouvez notamment soumettre vos commentaires sur le processus décisionnel en communiquant avec nous.

Nous pourrions ne pas pouvoir donner suite à votre demande relative à la protection des renseignements personnels, sous réserve de certaines restrictions ou lois. Si cela se produit, nous vous en avertirons le plus rapidement possible.

Si vous décidez de retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation des renseignements personnels dont nous avons besoin pour vous servir et pour nous acquitter de nos obligations juridiques, nous pourrions ne plus être en mesure de continuer à vous fournir des produits et services. Peu importe ce que vous choisissez, vous continuerez de recevoir des informations sur les produits et services dont vous bénéficiez déjà.

Vous avez des préoccupations, des questions ou des demandes?

Communiquez avec nousOuvre un nouveau site dans une nouvelle fenêtre en écrivant à notre agent de la protection des renseignements personnels pour toute question, demande de renseignements ou requête à l’égard de la protection des renseignements personnels.

Chef de la conformité / agent de la protection des renseignements personnels

Services d’investissement Quadrus ltée

255 avenue Dufferin | London | ON N6A 4K1

quadruscomplianceofficer@canadavie.com

Dernière mise à jour – mai 2024